Описание основных возможностей системы автоматизации торговли «Координатор» 

«Координатор» (в настоящее время входит в состав Lotsia ERP) – система комплексной автоматизации торговой деятельности предприятий самого разного масштаба и профиля, позволяющая надежно и эффективно обслуживать потребности сотрудников всех уровней: от кладовщиков до аналитиков и дирекции.

«Координатор» – система комплексной автоматизации торговой деятельности предприятий самого разного масштаба и профиля, позволяющая надежно и эффективно обслуживать потребности сотрудников всех уровней: от кладовщиков до аналитиков и дирекции.

«Координатор» позволяет вести торговлю в небольшой фирме или в мощном холдинге, торгующих оптом и в розницу самым широким ассортиментом товаров и услуг. Реализация задачи с использованием передовых технологий и учет в программе потребностей торговых работников всех звеньев в фирмах различной специфики сделали «Координатор» удобным и мощным инструментом в арсенале торгового предприятия. Развернутая и гибкая система отчетов, богатый функционал системы, высоконадежное хранение информации, встроенная система безопасности, учет быстро меняющихся реалий отечественной экономики, тесно связанной с не отечественными условными единицами, проверенная временем работоспособность – все это, и многое другое есть в «Координаторе».

В наши дни подавляющее большинство людей, занятых в сфере торговли товарами и услугами, уже не мыслят своей работы без компьютерных программ. Специализированные программные технологии позволяют резко повысить производительность труда сотрудников, усилить дисциплину учета, оперативно представлять данные в самых различных разрезах: как требуется руководителю, бухгалтеру, менеджеру, кладовщику, аналитику и т.д. Однако к выбору программы автоматизации торговли, как, впрочем, и многого другого, нужно подходить очень ответственно: необходимо обеспечить как решение текущих задач, так и вопросы перспективного развития. Это можно сравнить с покупкой детских вещей «на вырост». Нельзя допустить, чтобы купленную программу пришлось менять уже через полгода, только потому, что сразу не обратили внимание на некоторые аспекты развития фирмы или на то, что выбранная программа была создана для работы в компаниях несколько другой сферы деятельности.

«Координатор» – это программный комплекс, созданный с учетом специфики большого количества фирм, среди которых есть предприятия оптовой и розничной торговли, реализующих разнообразные товары и услуги по весьма разнообразным схемам, что позволяет применять его во многих областях торговли и сервиса.

 

Приходование товара на склад, перемещение товара между складами и магазинами

Расширение любой компании неизбежно приводит к появлению удаленных торговых точек, централизованных складов, торговли из офиса, то есть к необходимости автоматизации фирмы с территориально-распределенной структурой. В этой связи следует особо отметить, что «Координатор» изначально задумывался как программный комплекс для автоматизации и таких компаний. Возможности программы позволяют осуществлять перемещения не только между секциями магазина, но и между разными филиалами. При этом обеспечивается логическая целостность передаваемой информации и бухгалтерский контроль завершенности передачи. Таким образом, можно оперативно реагировать на рыночную ситуацию, перебрасывая товар в нужные магазины. Сохраняется и принцип реляционности – товар вносится в базу в месте его приходования (или в центральном офисе) и расходится по магазинам с документами, что дает, в итоге, единую по товарную аналитику. Система прав доступа позволяет выполнять операции на том или ином складе (секции) только материально-ответственным лицам.

Набор отчетных форм (товарная ведомость, акты переоценки, балансовый отчет и т.п.) позволяет вести учет товарно-материальных ценностей, как в количественном, так и в суммовом выражении.

Модуль учета специально спроектирован для наискорейшего проведения учета, чтобы не терять денег в результате длительных технических перерывов.
Методы контроля складского резерва позволяют своевременно оформлять заказ поставщику в автоматизированном режиме.

Взаиморасчеты с поставщиками – крайне важная задача для любой фирмы. «Координатор» позволяет отследить расчеты с любым поставщиком с детализацией до поставки. С «Координатором» Вы всегда будете знать состояние Ваших товарно-финансовых взаимоотношений с поставщиками.

 

Универсальный торговый модуль для оптовых и розничных продаж

Компания, которая обеспечивает быстрое обслуживание посетителей на высоком уровне, имеет все основания иметь их в числе своих постоянных клиентов. Именно поэтому огромное внимание в любой системе автоматизации торговли уделяется так называемому «front office», то есть той части системы, которая выдвинута на «передний край» работы с клиентами. «Front office» должен позволять быстро ответить на любой вопрос покупателя о товаре и его наличии, сформировать счет в указанной валюте, указать все необходимые скидки и наценки, зарегистрировать оплату, зарезервировать и отпустить товар.

Торговый модуль «Координатора» назван универсальным, потому что он позволяет удобно и оперативно проводить торговлю оптом и в розницу фирмам с самым широким ассортиментом товаров: от мебели и сантехники до продуктов питания. Учитывается различная специфика фирм: потоковая торговля ограниченным ассортиментом, торговля под заказ, счета на услуги, доставка, сборка, консигнация и многое другое. Счета могут выписываться как в валюте, так и в рублях, что немаловажно в условиях инфляции. Поддерживается комбинированная оплата и зачет оплат в валюте счета, что позволяет учесть скачки курса. Гибкая система скидок позволяет вводить скидки на счет, на отдельные позиции, скидки по клиенту, накопительные суммовые и количественные скидки, скидки по магнитным картам. Выписка может производиться по нескольким ценам. (Оптовые, розничные, партнеры и т.п.). Технология клиент-сервер, возможность поиска по любому набору критериев товара, контекстный поиск, поддержка сканеров штрих кодов, оперативная печать документов, удобный доступ к информации о наличии товара позволяют сделать процесс обслуживания покупателя очень быстрым, а информация, содержащаяся в счете, дает менеджеру полную картину по взаиморасчетам с клиентом.

Поддержка соотносимых единиц измерения обеспечивает отпуск товара коробками, упаковками и т.д.

Некоторые склады и секции могут быть «затенены» для отпуска товара, предотвращая, таким образом, продажу некондиционного товара или товара, отложенного на консигнацию.

Предусмотрен механизм поиска зарезервированных товаров в просроченных, не полностью оплаченных счетах для аннулирования счетов и своевременного снятия резерва.

Если в составе Вашей фирмы есть магазины-супермаркеты розничной торговли, то в состав «Координатора» входит модуль работы с POS-терминалами или фискальными регистраторами (естественно, с поддержкой сканеров штрих кодов). Вы можете выбирать подходящее для себя решение с точки зрения цены и сервисных функций.
Значительного ускорения при отпуске и приходовании товара позволяет добиться механизм комплектации. Комплекты имеют неограниченный уровень вложенности, и их цена может назначаться произвольным образом. Допускается частичный отпуск комплекта товаров покупателю.

Разукомплектация товара позволяет, например, приходовать товар крупными партиями (бочками) и отпускать его мелкими порциями (граммами).

Окно истории товара доступно из модуля продаж - оно содержит всю необходимую информацию о движении выбранного товара с указанием всех документов.

 

Аналитика и отчетность

Одним из существенных преимуществ систем автоматизации торговли и учета является их способность быстро обрабатывать и представлять в нужном для восприятия виде данные по результатам торговой деятельности. В «Координаторе» имеется большое количество встроенных типовых отчетов, которые позволяют оперативно оценить работу всей компании и ее отдельных филиалов. Каждому аналитическому объекту в «Координаторе» можно назначить любое количество различных свойств. Свойства организованы по принципу многоуровневого дерева неограниченной вложенности. Уникальная структура свойств аналитических позволяет пользователю получать отчеты о хозяйственной деятельности фирмы практически в любых разрезах и за любой период, то есть пользователь сам указывает те критерии, по которым он хочет провести анализ. Поскольку свойства можно назначать в любой момент времени, то отчеты можно собирать «задним числом».

Большое количество предопределенных отчетов, спроектированных для сотрудников самых разных профессий: кладовщиков, товароведов, менеджеров, бухгалтеров, аналитиков, позволяет выводить информацию в текстовом или графическом виде.

Если Вашей компании требуются отчеты специального вида или Вы хотите проводить анализ по собственным алгоритмам, суть которых не хотите раскрывать, то Вы можете создавать собственные отчеты, пользуясь описанием структуры базы данных и получая к ней доступ через ODBC с помощью тех приложений для построения аналитических отчетов, к которым Вы привыкли. Информацию предопределенных отчетов можно сбрасывать в форматы распространенных баз данных и электронных таблиц, что также дает возможность конструирования собственных отчетов и баз данных.

При торговле различными видами товаров (электроника, продукты, одежда ...) имеется возможность создания отдельных аналитических баз данных по видам торговли. Таким образом, осуществляется децентрализованная аналитика по видам торговли без вмешательства направлений в дела друг друга. Тем не менее, в центральной базе можно отслеживать деятельность каждого магазина и направления, вплоть до состояния складов.

 

Бухгалтерский учет товародвижения, взаиморасчеты с поставщиками и клиентами

Одним из достоинств «Координатора» безусловно, следует признать то, что он дает возможность проводить централизованный бухгалтерский учет в условиях территориально-распределенной торговли за счет слияния результатов деятельности филиалов в единую бухгалтерско-аналитическую базу для построения консолидированных бухгалтерских и аналитических отчетов по филиалам и по организации в целом.

Централизованная настройка бухгалтерских проводок, типов валют и других централизованных справочников с их последующей рассылкой по филиалам позволяет поддерживать единый учет при работе по схеме распределенной торговой компании.

Огромное преимущество работы бухгалтера со слитой базой состоит в том, что все ведомости выдаются по всей организации, что значительно упрощает процесс анализа торговли и принятия последующих управленческих решений с целью снижения накладных расходов, налогов и т.п. В случае кризисных экономических ситуации время реакции на них должно быть минимальным. В таких условиях нужно оперативно принимать решения по технологии торговли и учета и готовить все необходимые документы для отчета перед фискальными органами. И здесь возможность работать с консолидированными данными позволит выиграть неоценимое, в таких ситуациях, время.

Выдача ежедневных бухгалтерских отчетов из филиалов и их последующая проверка по централизованным данным дает механизм контроля правильности действий сотрудников филиалов.

Списание товара и выдача оборотных ведомостей в различных разрезах (по филиалам, поставщикам, внутренним организациям и т.д.) и других бухгалтерских отчетов позволяет проводить оценку складских запасов, рассчитываться с поставщиками, контролировать незавершенные перемещения товара и многое другое.
Товар может учитываться как по оптовой, так и по розничной схеме. Если Ваша компания оптово-розничная, то Вы автоматически получите раздельные отчеты по оптовым и розничным продажам.

 

Взаиморасчеты с поставщиками

Экспорт бухгалтерских проводок в форматах популярных бухгалтерских программ позволит автоматизировать процесс переноса торговых проводок в бухгалтерский модуль, которым пользуется Ваша компания.

 

Устойчивость к программно-аппаратным сбоям

Одним из важнейших «фоновых» аспектов функционирования любого программного комплекса является надежность хранения информации. Когда почти все сотрудники компании работают с электронными данными, то даже небольшой простой компьютерной сети приводит к значительным суммарным временным потерям рабочего времени. В условиях резких скачков цен и потребительского спроса такая ситуация может обернуться серьезными финансовыми неприятностями. В то же время, сбои могут происходить, – от этого никто не застрахован на 100%. Скачки напряжения в электросети, переполнение диска, физическая порча накопителя и много других событий могут стать причиной сбоя в работе любой программы. Данные должны восстанавливаться логически целостными блоками (при использовании «настольных» баз данных, не обладающих поддержкой транзакций, возможна ситуация, когда теряется часть накладных, а оплаты по накладным остаются, что приводит к дисбалансу между отпуском и реализацией). Это пример нарушения логической целостности данных. Сервер базы данных системы «Координатор» обладает средствами автоматического восстановления баз после сбоев, что позволяет без участия администратора получить после сбоя базу со всеми завершенными на момент сбоя операциями. Если происходит физическая порча файла базы данных (например, в случае порчи сектора диска), то специальный файл (журнал транзакций) также позволит получить копию базы со всеми завершенными на момент сбоя операциями. Таким образом, Вы можете быстро и качественно восстановить Ваши данные (как правило, речь идет об автоматическом восстановлении, что не требует вмешательства квалифицированных администраторов), практически без потерь информации.

 

Логическая целостность и защищенность данных

В условиях жесткой конкуренции защита данных от несанкционированного доступа весьма актуальна. Доступ к данным в системе «Координатор» защищен паролем. Этот пароль хранится не в программе, а в базе данных. Это означает, что без знания пароля никто не сможет получить доступ к Вашей информации. Для разных пользователей можно назначать разные права на данные. Следовательно, даже зная свой пароль входа в программы для выписки счета, пользователь не сможет получить доступ, например, к закупочным ценам и т.д. Если сотрудник уволился, то его пароль может быть изменен. Предусмотрена также быстрая смена всех паролей для противодействия грубой попытке взлома системы на основании известного пароля.

Логическая целостность данных обеспечивается централизованной обработкой бизнес процедур в одном месте - на сервере базы данных. С помощью этого удается добиться непротиворечивости данных, особенно в случае изменения данных приложениями, написанных пользователями. Транзакционный механизм работы СУБД гарантирует, целостность данных на уровне логических блоков работы: каждая работа (например, закрытие накладной и, как следствие, изменение количества товара на складе) либо выполняется полностью, либо не выполняется совсем.

 

Масштабируемость и переносимость

Любая фирма стремится увеличить рентабельность своей работы. В подавляющем большинстве случаев это означает рост оборота, количества сотрудников, подразделений, складов и магазинов. Программу можно считать масштабируемой, если увеличение компьютеризированных рабочих мест не влечет за собой снижения производительности. Технология «клиент-сервер», в которой реализован «Координатор», позволяет ему практически не терять скорость работы с ростом числа пользователей. С другой стороны «Координатор» с самого начала проектировался как система автоматизации сети магазинов и складов. Поэтому, если Ваша фирма имеет сегодня один филиал, то завтра, с ростом фирмы, Вам не придется покупать новую программу, то есть «Координатор» является масштабируемым и с точки зрения изменения технологии работы компании и изменения условий хозяйствования.

Переносимость программы - также крайне важное свойство. Сегодня Вы можете использовать «Координатор» на одной машине под управлением Windows XP, а завтра у Вас возникнет необходимость организовать многопользовательскую среду. То программное обеспечение, с помощью которого реализован «Координатор», позволяет Вам работать под управлением сетевых операционных систем Novell NetWare, Windows NT/XP/2000/2003/2008. Таким образом, Вы можете перейти с одной версии сетевой операционной системы на другую без всяких дополнительных затрат.

 

Кто выигрывает от внедрения «Координатора»

Без преувеличения можно сказать, что от внедрения в компании программного комплекса «Координатор» выигрывают все сотрудники.

Руководитель оперативно получает информацию о результатах торговли каждого магазина и всей фирмы в целом, о складских запасах в количественном и суммовом выражении на складах компании, о состоянии взаиморасчетов с поставщиками, о состоянии заказанного у поставщиков товара и многом другом.

Аналитик может готовить для руководителя все необходимые отчеты в необходимых разрезах, используя гибкий механизм свойств. Что исключает необходимость ломать голову над тем, как быстро дать руководству тот или иной отчет, используя стандартные встроенные отчеты или встроенный генератор, когда из аналитических критериев есть только группа и подгруппа товара.

Бухгалтер получает консолидированные ведомости по организации с разделением по магазинам. Он видит полную картину товародвижения в компании с детализацией до накладных и отдельных товаров, как в закупочных, так и в прейскурантных ценах. Кроме того, в его руках есть механизмы проверки отчетности магазинов и возможность отслеживания товаров «в пути».

Менеджер по продажам может быстро ответить на любой вопрос клиента по наличию товара и выписать ему счет в любой валюте с учетом всех действующих на данный момент скидок-наценок, накладную, счет-фактуру и необходимые другие документы. «Координатор» позволяет менеджеру выписывать счета с резервированием и без резервирования товара, продавать услуги, отпускать товар на консигнацию, осуществлять комбинированные оплаты с зачетом по меняющемуся курсу, осуществлять частичный отпуск по счету, отслеживать взаиморасчеты с клиентом и многое другое, что необходимо для нормальной повседневной работы. Продажа и приходование товара комплектами значительно ускоряет работу.

Кладовщик получает в свои руки инструмент, который гарантирует ему, что наличие товара в компьютере строго совпадает с документами по приходу-расходу товара, то есть любое действие по движению товара протоколируется, что, в конечном итоге, позволяет достичь совпадения с карточками товара.

Для товароведа предусмотрен механизм удобного ввода цены реализации с контролем сделанной наценки в установленных пределах. Контроль может осуществляться по валютным или рублевым ценам. Товароведу всегда доступна история товара, где можно посмотреть даты прихода, цены прихода, историю продаж и т.д. Программа поддерживает акты переоценок, разукомплектацию товара, инвентаризационные накладные и т.п.

Администратор базы данных получает в свои руки надежный инструмент. Сервер управления базой данных обеспечивает высокую скорость одновременного доступа к данным большого числа пользователей, логическую целостность данных, их надежное хранение и механизм восстановления после сбоев. Администратор БД может настроить для каждого пользователя рабочие профили, что позволит предотвратить случайный или намеренный несанкционированный доступ к данным. Настройки прикладных программ дают возможность настроить работу приложений и внешний вид окон приложений в соответствии со спецификой конкретной компании.

Таким образом, внедрение «Координатора» позволяет как небольшой фирме, так и фирме со сложной территориальной и ассортиментной структурой увеличить скорость обслуживания клиентов, сократить время приходования товара, организовать надежный товарообмен между магазинами компании и, вместе с этим, наладить дисциплину учета, выдавать оперативный анализ результатов торговой деятельности помогать в принятии управленческих решений.

 

Доработка под заказ, обучение, внедрение

Жизнь не стоит на месте. У компаний, по мере развития их бизнеса или в связи с изменением экономической ситуации, возникают новые потребности по изменению технологии работы или аналитических механизмов. Если Ваш бизнес имеет какие-то особенности, которые не вписываются на 100% в те схемы, которые можно реализовать с помощью «Координатора» и Вы не хотите от них отказываться, то мы всегда рады пойти навстречу клиенту и обсудить возможность доработок по Вашим потребностям.

«Координатор» может быть поставлен «под ключ», включая предпроектное обследование Вашей компании, выдачу рекомендаций по технологии работы, обучение персонала, перекачка Ваших данных в базу «Координатора» его запуск в работу, последующее сопровождение и подписку на обновление версий.

Естественно, в рамках небольшого обзора невозможно охватить все нюансы автоматизации торговых компаний. Приведены лишь основные функциональные возможности программного комплекса «Координатор». Если у Вас появились вопросы, то мы будем рады ответить на них.